青岛职工档案管理暂行办法运行 百单位建数据库

    青岛新闻网12月30日讯 随着市场经济体制的建立和完善，原有的企业职工档案管理办法已经不能满足社会发展和新型劳动力市场的需求,围绕职工档案管理和利用，不断出现一些新的问题。而记者从昨天的市政府新闻发布会上获悉，今年9月份，市档案局和市劳动保障局从维护职工和企业利益出发，联合出台了《青岛市职工档案管理暂行办法》，积极探索加强职工档案管理的新模式。

    办法已实行3个月。截至目前，职工档

    加强职工档案管理的重要性和必要性

    2006年，市档案局、市劳动保障局、市人大教科文卫工作室、市法制办联合对青岛市职工档案管理情况进行了执法调研。通过调研，发现受检单位不同程度地存在以下三方面问题：一是档案意识薄弱，重视程度欠缺。许多单位重视劳动力的使用，而忽视职工档案管理；有的用人单位甚至不为职工建立个人档案。二是收集不齐全，材料的客观性、准确性、完整性较差。由于职工档案归档范围等没有统一明确的规定，致使一些应归档的材料未归档，已归档的材料存在错漏现象，给办理职工失业、退休等手续增加了困难。

     整理不规范 管理不严格 档案安全存在隐患

    许多单位职工档案都没有经过系统整理，档案材料归档、转移、转递不规范、不严格，库房条件差，职工档案存在着丢失、损毁等危险。这些问题对于维护职工个人利益和保持劳动力合理有序流动产生了不利影响。因此，加强职工档案管理、创新职工档案利用势在必行。

      明确用人单位维护职工档案齐全完整的责任和义务

    针对职工档案残缺与丢失现象，《办法》规定：“各用人单位必须为职工建立并完善个人档案；用人单位因管理不善等原因造成职工档案丢失，致使职工无法办理有关事宜的，用人单位应及时为职工补办档案”。补办档案是指本着以人为本和真实有效的原则，通过补充有关原始证明材料，从而最大程度地维护职工合法权益的补救措施。《办法》同时规定了职工档案补办的程序。

    明确了企业职工利用个人档案的权利和程序

    《办法》突破了不允许职工查阅个人档案的束缚，明确提出“个人可持有效身份证明，经职工档案管理机构同意，可查阅本人在职工招聘、培训、考核、奖惩、晋级、任免、调资、社保以及工作变动等方面的档案信息”。依据此项规定，档案的当事人可以通过查阅档案复制件的形式来查询规定范围内的个人档案信息，以便维护自身权益，同时也可以及时发现和解决档案中存在的问题。

    明确了企业规范管理职工档案的业务要求

    《办法》规范了档案管理方法，要求职工档案管理机构建立职工档案信息数据库，并将电子档案信息同时报当地档案和劳动保障部门备份。《办法》还规定了职工档案的保管范围、转递要求、争议仲裁等事项。

     职工档案规范管理水平有了明显提高

    《办法》的出台，有效减少了职工档案管理的无序性和随意性，职工档案齐全完整和安全管理都有了显著提高。如，东风造船厂按规定保存了每一份职工档案转递的详细记录，既为利用者寻找个人档案提供了准确的线索，也为企业避免了不必要的损失。为此，东风造船厂于厂长曾感慨地说：加强职工档案管理，对职工、对企业来讲是一个双赢的好事，是把讲民生、解民忧落到实处的有效举措。

     职工档案信息开放利用实现了质的突破

    职工档案信息开放利用是为民、便民、惠民的举措，一些职工的合法权益得到维护，如青建集团、海尔集团的一些职工通过查询档案信息而落实了有关政策。正是由于打破了“禁止本人查阅”的原有规定，使得职工本人完全可以提前发现问题、解决问题。

    职工档案信息化建设得到全面推进

    截至目前，职工档案信息化建设已在全市范围内全面推进，近百家单位完成了职工档案目录数据库建设，8个试点单位基本完成了职工档案目录数据库和全文数据库的建设，大大提高了管理水平和利用效率，为日后搭建全市统一的职工档案信息平台奠定了坚实的基础。（青岛新闻网记者 朱颖）